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Consejos para crear una hoja de cálculo agradable a las búsquedas


Las hojas de cálculo, esos programas que se basan en documentos divididos en una cuadrícula cuyas celdas se referencias por filas y columnas, son herramientas más potentes de lo que muchos usuarios creen, y permiten por ejemplo su empleo como verdaderas bases de datos, con limitaciones pero suficiente para un uso simple.

Es fácil perderse entre los miles de filas y columnas si buscamos a mano, por lo que deberemos automatizar nuestra tarea tanto como sea posible para facilitar nuestro trabajo y hacerlo más efectivo.

Para empezar, una sugerencia para hacer más fácil el trabajo: filas de distintos colores.

No hay nada más fácil para perdernos en una hoja de cálculo u obligarnos a reseguir las filas que la componen con la yema de los dedos sobre la pantalla, que dejar todas las celdas en blanco o decorar toda la tabla con el mismo color de fondo.

Habitualmente, y por comodidad, decoramos con un color diferente cada columna, aunque lo más habitual es que la información esté distribuída a lo largo de filas, y que cada fila actue como un registro de la base de datos.

Así pues, y desde la experiencia personal, recomiendo que cada fila de nuestra base de datos tejida en una hoja de cálculo tenga un color diferente de fondo, y vayamos alternando entre dos colores distintos:

Se ve mucho más claro la diferencia entre registros y es mucho más simple reseguir visualmente una fila sin perderse

Se ve mucho más claro la diferencia entre registros y es mucho más simple reseguir visualmente una fila sin perderse

También es importante que podamos ver el título de las diferentes columnas independientemente de en qué fila nos encontremos.

Para lograr esto, deberemos bloquear la fila superior de nuestra hoja de cálculo, lo que quiere decir que esta y solo esta fila quedará inamovible, y no la perderemos de vista por mucho que nos movamos a través de la hoja de cálculo.

De hecho, podremos congelar más de una fila, aunque lo habitual no es necesitar más que una o dos a lo sumo.

Podemos observar como hemos bloqueado o fijado la primera fila para que sea permanentemente vista. Lo podemos comprobar en los números de fila, ya que pasamos del 1 al 14. Las filas entre la 2 y la 13 ambas incluidas las hemos ido pasando mediante la barra de desplazamiento

Podemos observar como hemos bloqueado o fijado la primera fila para que sea permanentemente vista. Lo podemos comprobar en los números de fila, ya que pasamos del 1 al 14. Las filas entre la 2 y la 13 ambas incluidas las hemos ido pasando mediante la barra de desplazamiento

Fijáos que no estoy explicando casos concretos de como llevar a cabo los consejos que estoy describiendo. Esto es debido a que son consejos genéricos, y cuya implementación no depende de una hoja de cálculo concreta, puesto que de estas hay varios programas y cada usuario trabaja con la que mejor le va. Por lo tanto, la responsabilidad de saber como funciona cada uno de los aspectos tratados en este artículo en el software particular que cada uno de ustedes utiliza, es enteramente suya.

Finalmente, recomiendo utilizar filtros para el tratamiento automatizado de la información.

Podemos aplicar un filtro permanente, de forma que a través de las cabeceras de las columnas, podamos elegir registros individuales o subconjuntos de registros.

En esta hoja de cálculo hemos aplicado unos filtros automáticos que nos permiten seleccionar entre filas/registros

En esta hoja de cálculo hemos aplicado unos filtros automáticos que nos permiten seleccionar entre filas/registros


Por Guillem el 19/06/2014

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